Назад

График смен и заработная плата

Речь идет о рабочих сменах сотрудников (когда человек работал по графику) и о начислениях зарплаты за эти смены. Это не то же самое, что POS смена: POS смена — про кассу и деньги в кассе; рабочая смена — про время человека, ставку и долю от его продаж.

Зачем это заведению

• Понятная формула оплаты — часы, ставка, премия/штраф и процент от продаж за выбранный период.
• Меньше споров при выплате — есть список смен и итог к выплате; можно распечатать перед выдачей наличных.
• Связь с кассой — при необходимости сумму можно списать с выбранного счета, чтобы остатки в системе совпадали с реальностью.

Как связаны график и зарплата

• В разделе Персонал → График смен планируют и редактируют смены: кто когда работает, ставка за час, процент от собственных продаж, комментарий, премия / штраф и т.д. Для новых записей подставляются значения из карточки сотрудника, если они заданы.
• В разделе Финансы → Заработная плата за тот же тип периода показывается расчет по каждой смене: оплата за часы, начисление от продаж, итог и отметка оплачено или нет.

График — где вы задаете время и правила; таблица зарплаты — где вы проверяете суммы и проводите выплату.

Экран «График смен»: обзор

Откройте Персонал → График смен.

• Вверху — диапазон дат, стрелки и переключение неделя / месяц (две кнопки с «лупой» рядом с датами), как на экране зарплаты.
• Каждая строка — сотрудник; по горизонтали — дни. Цветные полосы — запланированные смены; число на полосе — длительность в часах.
• Кнопка «Добавить рабочую смену» справа открывает форму новой смены.
• Клик по свободной области рядом с нужным днем и сотрудником тоже открывает новую смену уже с этой датой и человеком (если вашей учетной записи разрешено добавлять смены).

Кого вы видите в строках и какие действия доступны, задается правами: видеть рабочие смены других, редактировать свои смены, редактировать смены других — настраивает администратор.

Как добавить смену

1. При необходимости выберите неделю или месяц и перейдите стрелками на нужные даты.
2. Нажмите «Добавить рабочую смену» или кликните пустое место в строке сотрудника на день.
3. Заполните форму:
   • Сотрудник — уже подставлен, если вы начали с пустой ячейки.
   • Дата, Время начала, Время окончания и Продолжительность смены — при изменении начала или длительности конец пересчитывается согласованно.
   • Ставка за час, Процент от собственных продаж, Премия / Штраф, Комментарий — для новой смены ставку и процент часто подтягивает карточка сотрудника; можно изменить только для этого дня.
4. Подтвердите («Добавить» для новой записи или «Сохранить изменения» при редактировании).

Если появляется сообщение, что смена не сохранена, потому что у сотрудника уже есть смена на эту дату, имеется в виду пересечение по времени с другой сменой того же календарного дня — скорректируйте время или отредактируйте существующую смену.

После того как по смене уже провели выплату из раздела зарплаты, всплывающее около полосы смены кнопки «Изменить» и «Удалить» становятся недоступны. Чтобы продолжить график, используйте «Дублировать» (ниже).

Как дублировать смену

Удобно для повторяющегося расписания.

1. Кликните по полосе смены — появится краткое описание (интервал, длительность, ставка и т.д.).
2. Нажмите «Дублировать». (Если кнопок нет, вашей роли нельзя редактировать эту смену.)
3. В окне «Дублировать» выберите режим:
   • На определенный день — укажите дату в календаре; создается одна новая смена с той же длительностью на выбранный календарный день.
   • До конца месяца в определенные дни недели — отметьте нужные дни (понедельник… воскресенье). Копии создаются на эти дни со следующего дня после исходной смены до конца того же календарного месяца (не выходя за пределы месяца исходной смены).
   • Каждые n дней до конца месяца — задайте в поле «Через каждые … дней» шаг от 1 до 20. Первая копия — на дату через n дней после исходной смены, далее тот же шаг до конца того же месяца.

Подтвердите кнопкой внизу окна. Если новая смена накладывается на уже существующую у этого сотрудника, запись не создастся — снова появится сообщение о занятой дате.

В копиях переносятся ставка, процент, премия / штраф и комментарий; статус оплачено не копируется — новые смены остаются не оплачены, пока вы не проведете выплату в Финансы → Заработная плата.

Как выглядит экран «Заработная плата»

Откройте Финансы → Заработная плата.

• Вверху — диапазон дат со стрелками и переключение неделя / месяц (две кнопки с «лупой» рядом с диапазоном).
• Над таблицей можно выбрать сотрудника для фильтра; крестик сбрасывает фильтр.
• Каждая строка — одна рабочая смена: дата, сотрудник, Часы, Ставка за час, Ставка (начисление за часы), Процент от собственных продаж, Начисления за собственные продажи, Премия / Штраф, Итого, колонка Оплачено (дата или Не оплачено).

Откуда берется «Итого»

Обычно для смены сумма складывается из:

1. Часы × ставка за час — колонки Часы, Ставка за час, Ставка.
2. Процент от собственных продаж — от суммы оплаченных заказов этого сотрудника в интервале смены (по архиву заказов).
3. Премия / Штраф — разовая корректировка.

Если ставка или процент не заданы, соответствующие части могут быть нулевыми — проверьте карточку сотрудника или саму смену в Графике смен.

Значки в строке

• Флажок — включить смену в пакетную выплату.
• Зеленая отметка — выплата по этой смене уже проведена; строка не выбирается повторно этим способом.
• Предупреждение — если в интервале смены есть незакрытые заказы, такую смену нельзя включить в выплату, пока их не закроют.

Как провести выплату

1. Выберите период (неделя или месяц и нужный интервал стрелками).
2. При необходимости отфильтруйте по одному сотруднику.
3. Отметьте флажками смены для выплаты (только без предупреждения и со статусом не оплачено).
4. Нажмите «Провести выплату» вверху.

Откроется окно со списком смен и итогом. Можно распечатать, при желании включить «Списать с счета» и выбрать счет, затем подтвердить «Провести выплату». После этого в колонке Оплачено появится дата.

Если вы выдаете наличные и не хотите сразу движения по счету в программе — оставьте «Списать с счета» выключенным; зафиксируется только статус выплаты по сменам.

Кто что видит

Настраивает администратор:

• Видеть зарплату других сотрудников — если выключено, в таблице только ваши смены.
• Проводить выплаты зарплаты — доступна кнопка «Провести выплату» и завершение в окне.
• Редактирование смены из таблицы зависит от доступа к Графику смен и прав редактирования; если карандаш недоступен, правки — в Персонал → График смен.

Подробнее о полях — в статье Работники и доступ; о счетах — Счета.

Типичные ситуации

• Кнопка «Провести выплату» неактивна. Убедитесь, что нет предупреждения о незакрытых заказах и что у учетной записи есть право проводить выплаты.
• Сумма по продажам кажется неверной. Проверьте, что заказы за этот интервал оплачены и закрыты, и что процент задан в смене или в карточке.
• Нужно поправить часы или ставку. Откройте Персонал → График смен, найдите смену и отредактируйте при разрешенной политике.
• Смена не сохраняется или копия не создается. Проверьте, что у сотрудника нет другой смены, пересекающейся по времени в этот день; сдвиньте начало/конец или отредактируйте существующую полосу.
• Не видно других сотрудников или нельзя добавить им смену. У учетной записи ограничены права — обратитесь к администратору.

Связанные статьи

• Счета
• Работники и доступ
• POS смены — кассовая смена, отдельно от рабочих смен в графике