Назад

Графік змін та заробітна плата

Ця тема стосується робочих змін співробітників (коли людина працювала згідно з графіком) і нарахувань зарплати за ці зміни. Це не те саме, що POS зміна каси: POS зміна — про касу й облік готівкового дня; робоча зміна — про час праці людини, ставку та відсоток від її продажів.

Навіщо це вашому закладу

• Прозора формула зарплати — видно години, ставку, премію чи штраф і частку від продажів за обраний період.
• Менше суперечок при виплаті — є список змін і підсумок до виплати; можна роздрукувати перед передачею готівки.
• Зв’язок з касою — за потреби сума виплати може списатися з обраного рахунку (наприклад, з каси), щоб залишок у системі відповідав реальності.

Як це пов’язано: графік і зарплата

• У розділі Персонал → Графік змін планують і редагують зміни: хто, коли на зміні, ставка за годину, відсоток від власних продажів, коментар, премія / штраф тощо. Для нових записів система може підставити значення з картки працівника (якщо їх там задано).
• У розділі Фінанси → Заробітна плата за той самий проміжок часу показано розрахунок по кожній зміні: скільки нараховано за години, скільки від продажів, підсумок і чи позначена зміна як сплачена.

Тобто графік — де ви закладаєте правила та час, таблиця зарплати — де ви перевіряєте суми й проводите виплату.

Графік змін: огляд екрана

Відкрийте Персонал → Графік змін.

• Угорі — діапазон дат, стрілки «назад / вперед» і перемикання тиждень / місяць (дві кнопки з іконками збільшення поруч із датами), як і на екрані зарплати.
• Кожен рядок — працівник; по горизонталі — дні періоду. Кольорові смуги — заплановані зміни; число на смузі — тривалість у годинах.
• Кнопка «Додати зміну» праворуч відкриває форму нової зміни.
• Клік по вільній ділянці поруч із потрібним днем і працівником також відкриває нову зміну вже з прив’язкою до цієї дати та людини (якщо вашому обліку дозволено додавати зміни).

Кого ви бачите в списку рядків і чи доступні дії, залежить від прав: бачити зміни інших, редагувати власні зміни, редагувати зміни інших — їх налаштовує адміністратор.

Як додати зміну

1. За потреби оберіть тиждень або місяць і перейдіть стрілками на потрібні дні.
2. Натисніть «Додати зміну» або клацніть вільне місце в рядку працівника на день.
3. У формі заповніть:
   • Працівник — якщо ви відкрили вікно з кліку по порожній клітинці, поле вже підставлене.
   • Дата, Час початку, Час закінчення та Тривалість зміни — при зміні початку або тривалості кінець перераховується узгоджено.
   • Ставка за годину, Відсоток від власних продажів, Премія / Штраф, Коментар — для нової зміни ставку й відсоток часто підтягує з картки працівника; їх можна змінити лише для цього дня.
4. Підтвердіть («Додати» для нового запису або «Зберегти зміни» під час редагування).

Якщо з’являється повідомлення, що зміну не збережено, бо у працівника вже є зміна на цю дату, мається на увазі перекриття в часі з іншою зміною того самого дня — підлаштуйте час або відредагуйте існуючий запис.

Після того як по зміні вже провели виплату з розділу зарплати, у спливаючому вікні поруч із смугою зміни кнопки «Змінити» та «Видалити» стають недоступними — щоб не зіпсувати вже оплачений розрахунок. Потрібний повторний графік зручно накреслити через «Дублювати» (див. нижче).

Як дублювати зміну

Зручно для повторюваних розкладів (ті самі години й умови на кілька днів або тижнів).

1. Клацніть по смузі зміни — відкриється короткий опис: інтервал часу, тривалість, ставка, відсоток, премія, коментар.
2. Натисніть «Дублювати». (Якщо кнопок немає, ваш облік не має права редагувати такі зміни.)
3. У вікні «Дублювати» оберіть режим:
   • На певний день — вкажіть дату в календарі; створюється одна нова зміна з тією ж тривалістю, що й вихідна, але в обраний календарний день.
   • До кінця місяця в певні дні тижня — позначте потрібні дні (понеділок… неділя). Будуть додані копії на ці дні тижня від наступного дня після вихідної зміни до кінця того самого календарного місяця (не виходячи за межі місяця вихідної зміни).
   • До кінця місяця через кожні n днів — задайте в полі «Через кожні … днів» крок від 1 до 20. Перша копія з’явиться на наступній даті після вихідної зміни, зсунутій на n днів, далі той самий крок повторюється до кінця того ж місяця.

Підтвердіть дію кнопкою збереження внизу вікна. Якщо нова зміна накладається на вже існуючу того ж працівника, запис не створиться — знову з’явиться повідомлення про зайняту дату.

У копій переносяться ставка, відсоток від продажів, премія / штраф і коментар; статус оплачено не копіюється — нові зміни залишаються неоплаченими, доки ви не проведете виплату в Фінанси → Заробітна плата.

Як виглядає екран «Заробітна плата»

Відкрийте Фінанси → Заробітна плата.

• Вгорі — діапазон дат зі стрілками «назад / вперед» по періоду та перемикання масштабу між переглядом тижня та місяця (дві кнопки з іконками збільшення зображення поруч із діапазоном).
• Над таблицею можна обрати працівника у списку, щоб залишити лише його зміни; хрестик поруч очищає фільтр.
• У таблиці кожен рядок — одна робоча зміна: дата, працівник, Години, Ставка за годину, Ставка (нарахування за години), Відсоток від власних продажів, Нарахування за власні продажі, Премія / Штраф, Разом, колонка Сплачено (дата або Не сплачено).

Звідки береться сума «Разом»

Для кожної зміни підсумок зазвичай складається з трьох частин:

1. Години × ставка за годину — показано в колонках Години, Ставка за годину та Ставка.
2. Відсоток від власних продажів — від суми оплачених замовлень цього працівника, що потрапили в час зміни (за даними архіву замовлень).
3. Премія / Штраф — разова корекція по зміні.

Якщо для працівника не задано відсоток або ставку, відповідні суми можуть бути нульовими — перевірте картку працівника або саму зміну в Графіку змін.

Позначки біля рядка

• Прапорець — можна включити зміну до пакетної виплати (див. нижче).
• Зелена позначка «зроблено» — по цій зміні виплату вже проведено; рядок не обирається для повторної виплати через цей механізм.
• Попередження — якщо в час зміни ще є незакриті замовлення, система не дасть включити таку зміну у виплату, доки їх не закриють (щоб сума продажів була остаточною).

Як провести виплату

1. Оберіть період (тиждень або місяць і потрібний інтервал стрілками).
2. За потреби оберіть одного працівника у фільтрі.
3. Позначте прапорцями зміни, за які зараз виплачуєте (лише рядки без попередження й ще не сплачені).
4. Натисніть «Провести виплату» у верхній частині екрана.

Відкриється вікно з таблицею обраних змін і підсумком. Тут можна роздрукувати квитанцію/лист для підпису, за бажанням увімкнути «Списати з рахунку» й обрати рахунок (наприклад касу), потім підтвердити «Провести виплату». Після цього по відповідним змінам у колонці Сплачено з’явиться дата.

Як ваш процес передбачає видачу готівки без негайного списання з рахунку в програмі — залиште «Списати з рахунку» вимкненим; тоді фіксується лише факт виплати по змінах без руху по рахунках.

Хто що бачить і може робити

Налаштовує адміністратор у правах доступу:

• Бачити зарплату інших — якщо вимкнено, у таблиці видно лише ваші власні зміни.
• Проводити виплати заробітної плати — з’являється кнопка «Провести виплату» та можливість завершити процес у вікні.
• Редагування параметрів зміни з таблиці залежить від доступу до Графіка змін і прав на редагування змін; якщо олівець недоступний, зміни вносять у Персонал → Графік змін.

Детальніше про поля працівника див. у статті про Працівники та доступ; про рахунки й списання — у статті Рахунки.

Типові ситуації

• Не активна кнопка «Провести виплату». Перевірте, що обрані лише допустимі рядки (немає попередження про незакриті замовлення), і що у вашого обліку є право проводити виплати.
• Сума «за продажі» здається неправильною. Переконайтеся, що всі замовлення за цю зміну оплачені й закриті, і що відсоток від продажів заданий у зміні або в картці працівника.
• Потрібно змінити години або ставку. Відкрийте Персонал → Графік змін, знайдіть зміну та відредагуйте (якщо політика закладу дозволяє).
• Не зберігається зміна або не створюється копія. Перевірте, що для цього працівника в цей день немає іншої зміни в той самий проміжок часу; за потреби змістіть початок або кінець.
• Не видно інших працівників у графіку або не можу додати їм зміну. Це обмеження прав доступу — зверніться до адміністратора.

Пов’язані статті

• Рахунки
• Працівники та доступ
• POS зміни — про касову зміну в терміналі, окремо від робочих змін у графіку